定型文（テンプレート返信）
Canned Response
IT基礎解説
よく使う返答文をあらかじめ登録しておき、ワンクリックで送れるようにした機能です。対応スピードを上げ、返信の品質を均一化できます。
さらに詳しく解説
定型文（テンプレート返信）とは、「ご不便をおかけして申し訳ございません」「ご注文を承りました」など、問い合わせ対応でよく使う文章をあらかじめシステムに登録しておき、担当者がすぐに呼び出して使える機能のことです。英語では「Canned Response（缶詰めの返答）」とも呼ばれます。
毎回ゼロから文章を書くと時間がかかるうえ、担当者によって表現や品質にバラつきが出てしまいます。定型文を活用することで、返信スピードの向上と品質の均一化が同時に実現できます。
AIと組み合わせることで、届いた問い合わせの内容を分析し「この質問にはこのテンプレートが最適」と自動で候補を提案するシステムも登場しています。担当者はAIが提案した定型文を確認・微調整して送信するだけで済むため、対応時間を大幅に短縮できます。定期的にテンプレートの内容を見直し、最新情報に更新することも大切です。
中小企業での活用ポイント
使いどころ
定型文（テンプレート返信）は、業務の判断基準や顧客対応、社内ナレッジを整理するときに確認しておきたい用語です。導入前に意味を揃えることで、ツール選定や社内説明のズレを減らせます。
注意点
言葉だけを先に決めるのではなく、どの業務で使うか、誰が確認するか、成果をどう測るかまで一緒に整理することが重要です。
関連用語
自社での使い方を相談する
定型文（テンプレート返信）を自社の業務に当てはめる場合は、対象業務、既存データ、運用担当者、成果指標を先に整理すると判断しやすくなります。