業務標準化（Process Standardization）とは | AI用語集

解説Overview

誰がやっても同じ品質・手順で業務ができるようにルールや手順を統一することです。属人化を防ぎ、新人でもベテランと同水準の仕事ができる環境を作ります。

業務標準化とは、特定の人しかできない仕事を「誰でもできる仕事」に変えるために、作業手順やルールを文書化・統一する取り組みです。

中小企業では「あの人しかわからない」という属人化した業務が多く存在します。担当者が病欠や退職した途端に業務が止まってしまうリスクは、企業にとって大きな脅威です。業務標準化はこのリスクを防ぐための土台となります。

具体的な進め方としては、まず業務の手順をフローチャートや文章でマニュアルに落とし込み、次にチェックリストを作成して誰でも同じ品質で作業できるようにします。最近ではAIツールを使ってマニュアルを自動生成したり、動画マニュアルを簡単に作成できるサービスも登場しています。

業務標準化はAI導入の前提条件でもあります。AIは標準化された手順をベースに動くため、まず業務を整理・標準化しておくことで、AIや自動化ツールの効果を最大限に引き出せます。

業務マニュアル電子化の失敗。作ったまま放置する手順書は古い業務を固定して現場を潰す

業務マニュアル電子化を急いでも、作ったままの手順書は古い手順を固定化し現場を混乱させます。更新履歴や改訂ルールの不在による属人化リスクを排除し、AIを活用したマニュアル更新運用と人が判断すべき責任境界を明確にする実務手順を提示します。

業務標準化を自社の業務に当てはめる場合は、対象業務、既存データ、運用担当者、成果指標を先に整理すると判断しやすくなります。