事前共有資料
Pre-Read Material
DX用語解説
会議当日ではなく、事前に参加者へ配布しておく資料のことです。当日の説明時間を減らし、限られた会議時間を議論に集中させるための工夫です。
さらに詳しく解説
事前共有資料とは、会議の場で初めて説明するのではなく、会議の数日前〜前日に参加者全員に配布しておく資料のことです。参加者が事前に内容を読んで理解した状態で会議に臨むことで、当日は「説明」に時間を使わず「議論・意思決定」に集中できます。
多くの会議が長引く原因の一つは「その場で初めて情報を共有して理解してもらう」時間が含まれることです。事前共有を徹底することで、会議時間を30〜50%削減できたという企業の事例もあります。
AIツールと組み合わせることで、前回会議の議事録サマリーや関連データを自動で整理して事前配布資料として準備することも可能です。注意点として、事前資料が多すぎると参加者が読まずに会議に出席してしまうケースがあります。要点を3〜5項目に絞った簡潔な資料づくりを心がけましょう。