正本

正本とは、複数の複製や古いバージョンが存在する中で、公式に認められた「唯一の正しい最新データ」を指します。ビジネスの現場では、同じファイルが何度も更新されたり、複数の社員に共有されたりするうちに、どれが最新で正しい情報なのか分からなくなる問題が頻発します。そこで、特定のフォルダに格納されたファイルのみを「正本」と定義し、他はすべてコピー（副本）として扱うルールを定めます。

これにより、業務の混乱を防ぎ、常に正確な情報に基づいた意思決定が可能になります。特に社内AIを活用する際、AIにこの正本データを優先的に参照・学習させることで、古いマニュアル等に基づいた誤回答を防ぐという大きなメリットがあります。注意点として、正本を更新できる権限者を限定し、勝手な書き換えを防ぐアクセス権限の管理体制をあわせて構築することが不可欠です。