議事録アクセス権限管理
Meeting Minutes Access Control
IT基礎解説
作成した議事録を「誰が閲覧できるか」「誰が編集できるか」を細かく設定する機能です。機密性の高い会議内容を守りつつ、必要な人には確実に共有できます。
さらに詳しく解説
議事録アクセス権限管理とは、クラウドに保存した議事録に対して、「閲覧のみ」「編集可能」「管理者権限」といった役割別のアクセス権限を設定・管理することです。
経営会議・人事考課・取引先との交渉など、内容によっては限られた人だけが見られるべき議事録があります。権限管理を適切に行わないと、情報漏洩や意図しない情報共有が起きるリスクがあります。
Google DriveやSharePoint、専用の議事録管理ツールでは、部署単位・個人単位でアクセス権を細かく設定できます。例えば「全社員が閲覧可能なものは共有フォルダへ」「役員のみ閲覧可能なものは別フォルダへ」という分類が可能です。AI議事録ツールを導入する際は、このアクセス権管理の設定が適切にできるかも確認事項のひとつです。特に社外のクラウドサービスを使う場合は、どこにデータが保存されるかも併せて確認しましょう。