電子印鑑・ハンコ管理
Digital Seal Management
DX用語解説Overview
従来の紙と物理的なハンコの代わりに、デジタル上で承認・押印を行う仕組みです。在宅勤務でもハンコのために出社する必要がなくなり、書類処理のスピードが上がります。
さらに詳しく解説Details
電子印鑑・ハンコ管理とは、紙の書類に物理的な印鑑を押す代わりに、デジタル文書上でオンライン承認や電子署名を行うための仕組みです。承認済みを示すスタンプ画像を使う「電子印鑑」と、法的効力を持つ「電子署名」は厳密には異なりますが、どちらも書類のペーパーレス化・ハンコレス化を推進するものです。
日本では「ハンコのために出社しなければならない」という課題が長年指摘されてきました。電子印鑑・ハンコ管理システムを導入することで、在宅勤務中でもスムーズに書類承認ができるようになります。また承認履歴が自動で記録されるため、誰がいつ承認したかを後から簡単に確認できます。
中小企業では稟議書・経費精算書・請求書など社内外のさまざまな書類に利用できます。ただし取引先が電子化に対応していない場合は紙のハンコが引き続き必要な場面もあります。電子契約サービスとの連携も視野に入れて検討すると効果的です。