プロセス文書化ツール
Process Documentation Tool
IT基礎解説Overview
業務の流れや手順を文書として記録・整理するための専用ソフトのこと。ドキュメント作成の手間を減らしながら、見やすく統一感のある業務手順書を簡単に作れます。
さらに詳しく解説Details
プロセス文書化ツールとは、業務の流れ・手順・ルールを文書として体系的に記録・整理・共有するための専用ソフトウェアです。通常のワープロや表計算ソフトと異なり、業務フロー図の作成、手順のステップ管理、バージョン管理など、マニュアル化に特化した機能が揃っています。
代表的なツールにはConfluence、Notion、Tettra、Guruなどがあり、チームでリアルタイムに編集・共有できるクラウド型が主流です。中小企業では特に、バラバラに存在していたWordやExcelの手順書をこうしたツールで一元管理することで、「最新版がどれかわからない」という問題を解消できます。
選定のポイントは、使いやすさ・価格・既存ツールとの連携性の3つです。機能が豊富すぎると使いこなせず形骸化するため、まず必要最低限の機能だけ使い始め、徐々に活用範囲を広げるアプローチが中小企業には向いています。無料プランやトライアルを活用して、自社の業務スタイルに合うか確かめてから導入を決めましょう。