役職別マニュアルアクセス
Role-Based Manual Access
IT基礎解説
社員の役職や担当業務に応じて、見ることができるマニュアルの範囲を管理する仕組みです。必要な情報だけを表示させることで、迷わず適切な手順を参照できます。
さらに詳しく解説
役職別マニュアルアクセスとは、社員の職種・役職・所属部署などに応じて、閲覧・編集できるマニュアルの種類や範囲を制御する仕組みのことです。一般的に「アクセス制御」や「権限管理」と呼ばれるIT機能の、マニュアル運用への応用です。
社内のマニュアルが増えてくると、「自分が必要なマニュアルがどこにあるのかわからない」という問題が生じます。また、経営情報が含まれる文書や、特定の担当者だけが扱う機密性の高い手順書を全員が見られる状態にすることは、情報セキュリティ上も好ましくありません。
役職別アクセス管理を設定することで、新人スタッフは自分の担当業務のマニュアルだけが表示される・管理職はすべての手順書にアクセスできる・外部スタッフは限定的な情報のみ参照できる、といった運用が可能になります。
Google WorkspaceやMicrosoft 365、Notionなど多くのツールにこの機能は標準搭載されているため、追加コストなしで導入できる場合が多いです。マニュアルを整備する際は、誰がどの情報を必要としているかをあらかじめ整理しておくことが、使いやすいシステム構築の鍵です。